Datenschutzerklärung
Verantwortlicher
Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V.
Thomas Löser – Präsident
Kurfürst-Heinrich-Straße 18
57462 Olpe
Telefon: (0171) 2730705
E-Mail:
§ 1 Datenerhebung, -speicherung und -verarbeitung
Die Mitgliedschaft im Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. ist als vertragsähnliches Vertrauensverhältnis anzusehen, dessen Rahmen und Inhalt im Wesentlichen durch die Satzung vorgegeben ist. Aus dem Vertrauensverhältnis folgt, dass der Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten das Persönlichkeitsrecht seiner Mitglieder angemessen berücksichtigen muss. Mitgliederdaten dürfen im Rahmen des Verbandszwecks erhoben, verarbeitet oder genutzt werden (§ 28 Abs. 1 Nr. 1 BDSG).
Der Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. erfasst ausschließlich für die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Zwecke und Aufgaben personenbezogene und andere Daten von seinen Mitgliedern bzw. von deren Mitgliedern sowie von Funktionsträgern seiner nachgeordneten Strukturen.
Diese Daten werden ggf. in dem verbandseigenen EDV-System der Ge- schäftsstelle und/oder in den EDV-Systemen der zuständigen Mitglieder des
Vorstandes oder der vom Vorstandes beauftragten Funktionsträger gespeichert.Erfasst werden insbesondere folgende Angaben: Name, Vorname, Anschrift, Kommunikationsdaten, Mitgliedsnummer sowie bei Notwendigkeit auch die Bankverbindung. Bei Funktionsträgern und Teilnehmer/innen an Lehrgängen können zusätzlich Angaben zu Lizenzen und deren Gültigkeit sowie Geburtsdaten erfasst werden.
Sonstige Informationen zu den Mitgliedern, zu deren Mitgliedern und Informationen über Nichtmitglieder werden vom Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. grundsätzlich nur erhoben, verarbeitet oder genutzt, wenn sie zur Aufrechterhaltung oder Förderung des Verbandszwecks notwendig sind (z.B. Kontaktdaten einzelner Mitglieder) und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutz- würdiges Interesse hat, das der Erhebung,
Verarbeitung oder Nutzung entgegensteht (§ 28 Abs. 1 Satz 1 und 2 sowie Abs. 2 Satz 1 BDSG).Besondere personenbezogene Daten werden vom Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. nicht erhoben, verarbeitet oder genutzt (§ 3 Abs. 9 BDSG).
Die Datenerhebung erfolgt nach dem Prinzip der Datensparsamkeit. Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e. V.
§ 2 Datennutzung
Nur Vorstandmitglieder und sonstige Personen, die im Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis bestimmter Daten erfordert, erhalten die entsprechenden Daten soweit zur Funktionsausübung notwendig.
Die personenbezogenen Daten werden zum Beispiel zu Folgendem verwendet:
● Mitgliederverwaltung
● Abonnentenverwaltung
● Lehrgangsverwaltung
● Sportverwaltung (Trainerausweise, Veröffentlichung von Turnierergebnissen, Meldewesen für Tanzturniere, Lizenzwesen)
● Ehrungsverwaltung (Antragstellung, Urkunden, Veröffentlichung in Verbandsmedien)
● Funktionsträgerverwaltung
● Beratung und Information durch Fachausschüsse
Die vereinsbezogenen Daten werden zum Beispiel für folgendes verwendet:
● Ansprechpartnerverwaltung
● Beitragsverwaltung
● TurnierwesenAusscheidende Funktionsträger des Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. verpflichten sich, alle Unter- lagen und Datenträger an den Nachfolger zu übergeben und die Dateien auf privaten PC's unwiederbringlich zu löschen.
§ 3 Datenübermittlung
Als Mitglied des Bund westfälischer Karneval (BWK), des Bundes Deutscher Karneval e.V. (BDK) stellt der Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. ausschließlich die zur Sicherung der satzungsgemäßen Zwecke der Dachorganisationen notwendigen personen- und vereinsbezogenen Daten nach Aufforderung zur Verfügung. Dabei ist die Übermittlung im Einzelfall auf das absolut notwendige Maß beschränkt.
Der Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. hat Versicherungen abgeschlossen oder schließt solche ab, aus denen er, seine Funktionsträger und/oder seine
Mitglieder Leistungen beziehen können. Soweit dies zur Begründung, Durchführung oder Beendigung dieser Verträge erforderlich ist, übermittelt der Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. personenbezogene Daten der betreffenden Personen an das zuständige Versicherungsunternehmen. Der Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. stellt hierbei vertraglich sicher, dass der Empfänger die Daten ausschließlich dem Übermittlungszweck entsprechend verwendet.Der Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. übermittelt seinen Kooperationspartnern (z.B. GEMA, KSK), mit denen eine vertraglich geregelte Zusammenarbeit besteht, Daten von Mitgliedern und ggf. Funktionsträgern, die auf Name und Anschrift beschränkt sind, ausschließlich auf Anforderung und zu vertraglich geregelten Zwecken, die im Interesse des jeweiligen Mitglieds sind und dem satzungsgemäßen Zweck des Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. entsprechen. Die Kooperationspartner werden darauf hingewiesen, dass die Daten nur für eigene Zwecke verwendet werden dürfen und somit eine weitere Übermittlung (auch zwischen zwei Kooperationspartnern des Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V.) unzulässig ist.
§ 4 Weitergabe von Mitgliederdaten an Elferrat-Mitglieder
Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung
seiner satzungsgemäßen Rechte benötigt, wird ihm eine gedruckte Kopie der
Liste gegen die schriftliche Versicherung ausgehändigt, dass Namen,
Adressen und sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden.
§ 5 Veröffentlichungen durch den Elferrat
Von den Mitgliedern des Vorstandes, den Mitgliedern der Fachausschüsse sowie bestimmten Funktionsträgern kann für die Dauer der Übernahme der Tätigkeit, die Funktion, Name und Vorname, eine von den Personen selbst bestimmte Kontaktadresse und Kommunikationsdaten sowie eine Portraitfoto im Internet oder in gedruckter Form veröffentlich werden. Einer Veröffentlichung der Adress- und Kommunikationsdaten sowie des Portraitfotos kann jederzeit schriftlich widersprochen werden.
Mit der Mitgliedschaft im Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. willigt das Mitglied ein, dass der Vereinsname, die Mitgliedsnummer sowie die vom Verein selbst bestimmten Kontaktadressen und Kommunikationsdaten veröffentlich werden. Funktionsträger des Mitglieds willigen mit Übernahme eines Amtes / einer Funktion ein, dass der Name, Vorname, die Kontaktadresse und von ihnen bestimmten Kommunikationsdaten vom Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. veröffentlich werden können. Die Veröffentlichung erfolgt in gedruckter Form sowie im Internet auf den Webseiten des Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. Diese Einwilligung in die Veröffentlichung kann von der betroffenen Person jederzeit widerrufen werden.
Der Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. veröffentlicht Informationen über besondere Ereignisse, eigene Veranstaltungen und sportliche Ergebnisse der Verbandstätigkeit, die Durchführung und die Ergebnisse von Turnieren, auf der offiziellen Webseite des Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. sowie im jährlich erscheinenden Sessionheft und in den lokalen Medien. Dabei können personenbezogene Daten veröffentlich werden. Von den persönlichen Daten sind dabei nur Name, Vorname, Vereinzugehörigkeit und - soweit notwendig - die Angabe der Alterskategorie zu veröffentlichen. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand Einwände gegen eine solche Veröffentlichung seiner Daten vorbringen. In diesem Fall unterbleibt in Bezug auf dieses Mitglied eine weitere Veröffentlichung mit Ausnahme von Ergebnissen aus dem Turnierbetrieb.
Bei der Veröffentlichung im Internet sind ausreichend technische Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes getroffen. Dennoch kann bei
einer Veröffentlichung von personenbezogenen Daten im Internet ein umfassender Datenschutz nicht garantiert werden, da die personenbezogenen Daten auch in Staaten abrufbar sind, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen und somit die Vertraulichkeit, die Integrität (Unverletzlichkeit), die Authentizität (Echtheit) und die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten im Internet nicht gesichert ist.
§ 6 Auftragsdatenverarbeitung
Der Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. beauftragt ggf. andere Unternehmen und Einzelpersonen mit der Erfüllung von Aufgaben. Beispiele sind u.a. der Betrieb der Internetpräsenz und die Abwicklung von Zahlungen (Lastschriftverfahren). Diese Dienstleister haben Zugang zu persönlichen
Informationen, die zur Erfüllung ihrer Aufgabe benötigt werden.Diese Auftragsdatenverarbeiter nach Weisung des Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. sind im Verhältnis zum Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. datenschutzrechtlich als Auftragsnehmer und nicht als Dritte anzusehen (§ 3 Abs. 8 Satz 3 BDSG). Die im Rahmen dieses Service vorge- nommene Datenverarbeitung oder -nutzung ist dem zu Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. zurechnen (§ 11 Abs. 1 BDSG).
Die Einzelheiten der Auftragsdatenverarbeitung - insbesondere die Festlegung, welche Daten für welche Zwecke verarbeitet oder genutzt werden dürfen, sowie die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 9 BDSG und der Anlage hierzu - sind durch einen schriftlichen Vertrag zwischen dem Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. und der Servicestelle festzulegen (§ 11 Abs. 2 Satz 2 BDSG). Dabei ist eine Nutzung bzw. Übermittlung über den vereinbarten Zweck (s. Abs. 1) hinaus vertraglich auszuschließen und die sichere Vernichtung bzw. Rückgabe der Daten zu vereinbaren.
§ 7 Datensperrung und -löschung
Daten von Mitgliedern, Vorstandsmitgliedern und Funktionsträgern werden nach Austritt aus dem Verband bzw. Beendigung der Tätigkeit gelöscht, sobald ihre Kenntnis nicht mehr erforderlich ist.
Daten die einer gesetzlichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungsfrist unterliegen, werden für die weitere Verwendung gesperrt und nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht entsprechend Abs. 1 gelöscht.
§ 8 Organisatorisches
Für die Einhaltung des Datenschutzes ist der Vorstand des Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. verantwortlich. Diese Aufgabe kann innerhalb des geschäftsführenden Vorstands delegiert werden (§ 4g Abs. 2a BDSG)
Alle Personen, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, insbeson- dere die Funktionsträger des Verbandes, sind schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses zu verpflichten (§ 5 BDSG).
Um die Aktualität der gemäß § 1 Abs. 4 erfassten Daten zu gewährleisten, sind die Mitgliedsvereine, Vorstandsmitglieder und Funktionsträger verpflichtet, Veränderungen umgehend den Vorstand des Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. oder einem vom Vorstand des Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. mit der Datenverarbeitung beauftragten Dritten mitzuteilen.
Die Mitglieder des Elferrat der Kolpingsfamilie Olpe e.V. verpflichten sich, ihre Mitglieder über das BDSG zu informieren und ihnen ihre Rechte und Pflichten zu erläutern.
§ 9 Inkrafttreten und Bekanntgabe
Diese Datenschutzordnung ist ab sofort gültig,13.10.2018
Begriffserklärungen und Definitionen